نکات مهم برای یک ارائه موفق در کنفرانس ها و جلسات دفاعیه

جلسه دفاع از پایان نامه برای دانشجویان معمولاً یک موضوع استرس آور است، موضوعی که میتونه یک سکوی پرتاب فوق العاده برای این افراد باشه تا بتونن به خوبی در جمع بدرخشن و مهارتهای خودشون رو ارائه کنند. اما دانشجویان بسیاری رو دیده ام که بواسطه عدم ارائه خوب در دفاع یا کنفرانس دانشجویی زحمات چندین ماهه خودشون رو به هدر داده اند! دفاع یا کنفرانسی که میتونست فرصتی برای گرفتن یک نمره خوب و یا جلب توجه استاد و دیگر همکلاسی های خود و شاید موقعیت های شغلی بعدی باشد و از طرف دیگر دانشجویانی رو دیده ام  که بواسطه یک ارائه قوی دعوت به کار شدند و مدیر یک شرکت که در جلسه دفاع حضور داشت از او دعوت به همکاری کرد و یا مورد دیگر، مدیر آموزشگاهی که در جلسه دفاع بود از دانشجو ارائه دهنده دعوت کرد که نرم افزاری رو که استفاده کرده در آموزشگاهش تدریس نماید.

نکات و روش هایی که لازم است برای یک ارائه یاد بگیریم و رعایت کنیم:

مدیریت جلسه و خود مدیریتی

مدیریت ابزارها و مکان ارائه

مدیریت زمان

مدیریت تمرکز

مدیریت تکه کلام های بیهوده و تکراری

مدیریت انرژی

اگر مخاطبین به ما گوش نمی دهند چکار کنیم؟

لباس و پوشش در جلسه ارائه

پذیرایی را به دیگران واگذار کنید

تماس چشمی با مخاطبین

لبخند

مدیریت پرسش و پاسخ

شناخت داور

لحن و بیان مناسب

کسب قدرت صوتی قوی

سرعت ارائه

زیر و بمی صدا

استفاده مناسب از مکث ها

تاکید یا برجسته سازی

تمرین و آمادگی نهایی

تمرین ذهنی

تمرین به تنهایی

تمرین با حیوان خانگی یا اشیا

ضبط صدا

تمرین جلوی آینه

تمرین جلوی دوربین فیلمبرداری

اجرا برای دیگران

.

چند اشتباه متداول در ارائه دانشجویی

عدم پیش بینی سؤالات احتمالی

خیره شدن به صفحه نمایش

پراکنده گویی

بزرگ یا کوچک کردن اساتید در ذهن

استفاده زیاد از متن در اسلایدها

آوردن مثال های غیر مرتبط و بی جا

داشتن اشتباهات نگارشی

عدم آمادگی برای اتفاقات غیر منتظره

روخوانی متن های درون اسلایدها

.

یقیناً زمانی که ما بتوانیم در دوران دانشجویی ارائه کنفرانس خوبی داشته باشیم، اعتماد به نفسمان خوب باشد و توجه دیگران را به خود جلب کنیم، در آینده نیز می توانیم در زندگی شخصی، اجتماعی و شغلی خود مثل ستاره بدرخشیم.

اصلاً چه اهمیتی دارد؟! ۲ نمره اش مال خودشان!!

چه در زمان دانشجویی خودم و چه الان که برای دانشگاه ها سخنرانی دارم، با این حرف ها خیلی مواجه می شوم:

۲ نمره اش مال خودشان!!

بابا! نخواستیم…! اینقدر اذیت شدن و ترس و استرس بخاطر ۲ نمره؟!!

مهم تسلط من به محتواست و این مهارت ارائه کنفرانس و سخنرانی و اینها مسخره بازی است!

همه که نباید کنفرانس بدهند، چند تا مقاله کپی می کنم و تحویل می دهم و با این کار نمره اش را هم می گیرم!

مگه اینایی که بلد هستن چه گلی به سر خودشون زدن که من بخوام برم یاد بگیرم؟!

و …

اما قطعاً شما دوست ارزشمندم هدفتان فقط ارائه کنفرانس و رفع تکلیف نیست و اهمیت یادگیری مهارت ارائه کنفرانس را می دانید.

شما نه تنها در دوران دانشجویی باید مهارت ارائه کنفرانس را یاد بگیرید، بلکه باید استاد سخنرانی شوید؛ چرا که موقعیت های شغلی آینده تنها برای افراد تحصیل کرده نیست بلکه هوش اجتماعی بسیار اهمیت دارد و تا حدی که، می توانم بگویم تعیین کننده است.
علاوه بر کار در زندگی روزانه در زندگی اجتماعی و شخصی، شما دائماً یا در حال سخنرانی هستید، یا نظر دیگران را می شنوید و یا سعی می کنید دیگران را تحت تأثیر قرار دهید و آن ها را با نظر خودتان متقاعد کنید.

یقیناً فردی که بتواند در دوران دانشجویی توجه دیگران را به خود جلب کند، اعتماد به نفس بالایی داشته باشد و برای مهارت های خودش زحمت بکشد، در آینده موفقیت های چشمگیرتری خواهد داشت.

یخ شکنی

احتمالاً شما نیز یادتان است وقتی در دوران تحصیل در مدرسه معلم می‌آمد و می گفت: کتابتان را باز کنید!
با این جمله در واقع باید بگویم در حد انسان با ما برخورد نمی‌شد و تنها وسیله‌ای بودیم برای انتقال دانش!

جالب است در سخنرانی‌های ما نیز چنین افتضاحی در حال رخ دادن است و به تبع آن در ارائه های کنفرانس ما نیز چنین اشتباهی رخ می‌دهد.

شما در ابتدای صحبت باید کاری کنید تا حس و حال جلسه خشک نباشد و مخاطب از این‌که با شماست حس خوبی داشته باشد.
علاوه بر آن، وقتی یخ مخاطبینتان یعنی دانشجویان و یا اساتید را بشکنید دیگر، از برخی اشتباهات جزئی می گذرند و از حس خوب آن‌ها، شما نیز استفاده می‌کنید.

دلیل تأکید من به شروع بی‌نظیر

ما آدم‌ها قضاوت‌کننده‌های بی‌نظیری هستیم! به محض وارد شدن فردی به داخل اتاق می‌توانیم سریعاً بگوییم این فرد کیست، نظرش چیست، و او را بپذیریم یا رد کنیم. بدون این‌که ذره‌ای به او فرصت دهیم تا خود را نشان دهد.

در سخنرانی نیز همین است. با شروع صحبت، شما قضاوت می‌شوید و مخاطب تصمیم می‌گیرد با شما همراه باشد یا خیر.(هر چند در مواردی شاید داور مجبور باشد با شما در دفاعتان همراه باشد، اما ما می‌خواهیم از نظر حسی با ما همراه شود و این منفعت خیلی زیادی برای ما دارد.)

بنابراین، شروع معیار قضاوت است و ما باید برای شروعمان برنامه خوبی داشته باشیم.

ویژگی‌های شروع خوب

اولین ویژگی یک شروع خوب این‌است که شما باید به مخاطبتان بگویید برای چه باید به شما گوش دهند و شما با سخنرانی‌تان چه منفعتی به او می‌رسانید.

این ویژگی در ارائه کنفرانس ها که حتماً باید رعایت شود و این دلیل را گاهی به صورت آشکار و گاهی به صورت پنهان به دانشجویانی که مقابل شما هستند، حتماً باید ارائه دهید.

اما در دفاع دانشجویی، بیشتر روی ویژگی دوم یعنی معیار قضاوت کار می‌کنیم.

اکثر ارائه کنفرانس یا دفاع‌هایی که بررسی می‌کردم، دانشجو با لحن بسیار ضعیف، بدون تماس چشمی که نشان‌دهنده عدم اعتمادبه‌نفس آن دانشجو در دفاعش بود شروع به صحبت می‌کرد.
این شروع با قضاوتی که گفتیم، جمع می‌شود و حضار آماده‌اند تا یک اشتباهی صورت بگیرد تا همین طور انتقاد کنند.
در حالی که با یک شروع خوب و یخ‌شکنی حتی از بعضی اشتباهات ما چشم می‌پوشند و ما هم خیلی راحت‌تر از صحبت کردن خود لذت می‌بریم.

روش‌های متداول برای یخ‌شکنی در ارائه کنفرانس

همان طور که گفتم شما در ارائه یا کنفرانس و هر صحبتی که قرار است داشته باشید و دوست دارید دیگران به آن گوش دهند و همراه شما باشند، باید یخ مخاطبتان را بشکنید.

در یخ شکنی، دیگر مخاطب نسبت به شما گارد نخواهد داشت و خیلی راحت‌تر با شما همراه خواهد بود.
اگر سوتی دادید همراه هم می‌خندید و دوباره ادامه می‌دهید.

۱- سوال پرسیدن

استفاده از سوال و شروع سخنرانی با یک پرسش خوب می‌تواند راه خوبی برای شروع یک ارائه باشد، اما چند نکته و تبصره نیز دارد.

تبصره های سوال پرسیدن:

اول این‌که باید سوالمان برای مخاطب واضح باشد تا در قدم اول متوجه سوال ما بشود، تا از او انتظار همراهی داشته باشیم و از همراهی او مطمئن شویم.

مثلاً فرض کنید که دانشجویی با شوق و ذوق ارائه‌اش را شروع کند و بپرسد چند نفر از شما دانشجویان می‌خواهید ازدواج کنید؟

دستی بالا نمی‌رود و اصطلاحاً آن دانشجو در قدم اول ضایع می‌شود.

یا سخنرانی را که از سن بالا می‌آید و با شوق و ذوق می‌پرسد چند نفر از شما در زندگیتان و ارتباطتان با همسر و فرزندتان دچار مشکل هستید؟

این موضوع طبیعی است که ما در ارتباطات‌مان دچار ضعف هستیم چرا که در سیستم آموزشی ما هیچ تدبیری برای آن وجود نداشته، اما پذیرفتن این موضوع توسط مخاطب و اعلام آن را نباید انتظار داشت و این غیرحرفه‌ای بودن سخنران را می‌رساند که نتوانسته با یک سوال خوب، حلقه اتصال خوبی را با مخاطب برقرار کند و در این حالت نیز سخنران با قیافه‌هایی که به او زل زده‌اند روبرو می‌شود و با این شروع افتضاحی که داشته باید ادامه دهد.

نکته دومی که در سوال پرسیدن باید دقت کنیم این است که با سوال پرسیدن باید خودمان نیز همراهی کنیم و این نکته بسیار مهمی است.

یک روز در کلاسی که مدرّس آن من نبودم و به عنوان یکی از شرکت‌کنندگان حضور داشتم از من خواسته شد تا یک سخنرانی داشته باشم و من با توجه به این‌که در آن حیطه متخصص نبودم، فقط اطلاعاتی داشتم که کار خودم را راه می‌انداخت. در این سخنرانی بداهه من فقط از همین نکته استفاده کردم و با پرسیدن سوالات مناسب در کنار همراهی و بالا آوردن دستم و نهایتاً یک ارائه خوب باعث شدم تمام مخاطبین آن کلاس درگیر شده و بعضی‌ها نیز از خواب بیدار شوند (البته به آن‌ها حق هم می‌دهم چرا که مدرّس آن کلاس صدای کاملاً یکنواخت و واقعاً خواب‌آوری داشت!!!)

همچنین بعضی از دانشجویان را می‌بینم که بعد از مطرح کردن سوال خود از هم‌کلاسی‌های خود می‌خواهند دست خود را بالا بیاورند و به اصطلاح مدیریت کلاس خوبی داشته باشند.
اما واقعاً این به ضرر آن‌ها عمل می‌کند و چند نفری را با همین کلام از دست می‌دهند و کلاس، حتی در مواقعی آشفته‌تر نیز می‌شود.
بنابراین با همین همراهی و بالا آوردن دست، این موضوع نیز حل می‌شود.

نکته بسیار مهم این‌است که هرگز، هرگز و هرگز در ارائه کنفرانس تان به فردی اشاره نکنید و بگویید شما بفرمایید. این استرسی که به مخاطب می‌دهید و این‌که اگر اشتباه بگوید آبرویش می‌رود باعث می‌شود او نیز دست به کار شود و ارائه کنفرانس شما را با روش‌هایی خراب کند.

و آخرین نکته مهم این‌که اگر از این روش برای کنفرانستان استفاده می‌کنید باز حواستان باشد، ممکن است چند نفر برون گرا سر کلاستان باشند و از پرحرفی‌شان بقیه کلافه شوند و بقیه مخاطبین را از دست بدهید.

نقد این روش

روش استفاده از سوال برای شروع در ارائه کنفرانس کمی ریسکش بالاست. هرچند درگیر شدن مخاطب در این روش بالاست، اما فعلاً برای شروع خوب نیست و حرفه‌ای تر که شدیم حتماً از این روش استفاده کنید.

۲- اشاره به یک اتفاق

این روش برای ارائه کنفرانس جواب می‌دهد. با یک موضوع مشترکی صحبتتان را آغاز می‌کنید. دقت کنید که اتفاق سلیقه‌ای نباشد. به عنوان مثال، در موضوعاتی مثل برجام و یا رییس‌جمهور آمریکا، افراد نظرات مختلفی دارند و شما نباید از این موضوعات به عنوان اشاره به یک اتفاق مشترک استفاده کنید.

۳- استفاده از نقل‌قول‌ها

فرض کنید شما می‌خواهید ارائه‌ کنفرانسی را در مورد روش تدریس و ساده درس دادن داشته باشید و به مخاطبین خود بگویید یکی از نشانه‌های حرفه‌ای بودن در تدریس، ساده کردن محتواست.

می‌توانید ارائه خود را این‌گونه آغاز کنید:

بسیار خوشحالم که با موضوع ساده کردن محتوا و تدریس حرفه‌ای در خدمت شما هستم.
قبل از هرچیز می‌خواهم نقل قولی را از آلبرت اینشتین درباره این موضوع بگویم:
به قول آلبرت اینشتین: …. و صحبتتان را ادامه دهید.

نقل‌قول‌ها بسیار کمک‌کننده هستند و در سخنرانی‌هایی که در مورد موضوع مهارت‌های ارائه کنفرانس در دانشگاه‌های مختلف و سراسر ایران داشته‌ام شاید از هر پنج تای آن‌ها سه تا را با جمله بسیار زیبای استیو جابز شروع کرده‌ام.

جمله‌ای که تک‌تک کلماتش را مدیران و افرادی بیشتر حس می‌کنند که خیلی دیر به من مراجعه می‌کنند و حتّی نمی‌توانند در جمع کارمندان خودشان به خوبی صحبت کنند و آن‌ها را متقاعد به انجام یک ایده، یا تغییری در رفتارشان با یکدیگر کنند.

۴- استفاده از آمار و ارقام

البته نه هر آمار و ارقامی! آمار و ارقامی که عجیب باشند و در ضمن برای مخاطب ملموسش کنید.

به عنوان مثال، اگر می‌خواهید ارائه‌ کنفرانسی را در درس شیمی انجام دهید و در اسلاید خود جدول‌هایی را آورده‌اید و می‌خواهید با استفاده از این روش ارائه خود را آغاز کنید، لطفاً ساکت بمانید و بگذارید اسلایدتان کار خودش را بکند!…

این را به این دلیل نمی‌گویم که اسلاید شما مشکل دارد و اصول ساخت اسلاید حرفه ای را رعایت نکرده‌اید.

خیر!!! این موضوع سر جای خود! اما این‌که با یک سری ارقام و آماری که شاید برای شما که روی آن بحث کار کرده‌اید ملموس باشد، ارائه‌تان را شروع کنید فاجعه است، چرا که نتوانسته‌اید آن را برای مخاطب خود نیز ملموس کنید و با او ارتباط برقرار نمایید.

بنابراین اگر از عهده‌ی ملموس کردن آمار و ارقام عجیب و غریب برای مخاطب خود برمی‌آیید روش بسیار خوبیست، اما اگر قرار است با این روش اتفاقاً مخاطب خود را از دست بدهید و نتوانید اتصال خوبی با او برقرار کنید هرگز این کار را نکنید.

روش‌های پیشنهادی من در شروع ارائه کنفرانس

۱)  استفاده از روش داستان

داستان‌ها فوق‌العاده هستند. خود شما هنگام شنیدن داستان اولین کنفرانس من چه حسی داشتید؟
استفاده از داستان برای شروع ارائه کنفرانس، بی‌نظیر است!

فرض کنید من می‌خواهم برای موضوع مشتری‌مداری یک سخنرانی برای جمعی داشته باشم و موضوع کارگاه، کاربرد فن بیان در مشتری مداریست.
یکی از روش‌های بسیار عالی قطعاً داستان اشتباهاتی است که من در هتل‌ها می‌دیدم و یا مجموعه هایی که از من راهنمایی می‌خواستند تا در این شرایط اقتصادی به آن‌ها کمک کنم تا با امکاناتی که دارند مزیت رقابتی ایجاد نمایند و فروش شان را بیشتر کنند (البته این موضوع با تلاش و عمل کردن آن‌ها میسر می‌شود نه صرفاً انتقال تجربیات من و دانستن مواردی که باید انجامشان دهند.)

بیایید یک مثال از ارائه کنفرانس دانشجویی داشته باشیم:

به عنوان مثال، موضوع کنفرانس شما، علل ضعف سیستم آموزشی ماست و می‌خواهید در این رابطه ارائه‌ای داشته باشید. چند روز پیش با فردی صحبتی داشته‌اید که بر این باور بوده تا معلمان ما ثروتمند نباشند نمی‌توانند فرزندان ما را ثروتمند تربیت کنند و بنابراین جامعه‌ای ثروتمند نخواهیم داشت.
شما از این موضوع استفاده می‌کنید و همین، شروع قدرتمندی برای ارائه‌تان می‌شود.

داستان‌ها از کجا می‌آیند؟

همان‌طور که در مثال آخر دیده‌اید، داستان می تواند از اتفاق‌هایی باشد که شما قبل از ارائه‌تان با آن‌ها برخورد کرده‌اید و یا بهتر بگویم تجربیات شخصی‌تان باشد.

دومین منبع، داستان‌های علمی و مستندی است که در رابطه با موضوع شما وجود دارد. بگردید آن‌ها را پیدا کنید و در ارائه‌ کنفرانس خود از قدرت داستان‌ها استفاده کنید. البته نه هر داستانی، بلکه داستان‌های مرتبط با موضوع شما که با کمی جستجو، چه در موضوعات تخصصی، چه موضوعات عمومی به لطف اینترنت و داستانک‌های گوشی‌های هوشمند پیدا می‌شوند.

مزایای استفاده از داستان بسیار زیاد است که فقط به این اشاره می‌کنم که همه ما از کودکی علاقمند به داستان‌ها بوده‌ایم و هستیم.
بنابراین وقتی ما بتوانیم از این موضوعی که در درون همه ما هست استفاده کنیم، در واقع از درون ارتباط بسیار خوبی در ارائه کنفرانس خود با دانشجویان برقرار کرده ایم که باعث می شود به صحبت ما بیشتر توجه کنند و با ما همراه باشند.

۲) استفاده از کلیپ و فیلم مرتبط

یکی از روش‌هایی که سخنران مطرح کشورمان نیز از آن استفاده می‌کنند استفاده از کلیپ چنددقیقه‌ای مرتبط با موضوعشان است.
شما نیز می‌توانید در ارائه‌ کنفرانس های خودتان از آن استفاده کنید و خیلی راحت یخ مخاطبان خود را بشکنید و با ادامه ارائه کنفرانس خود آن‌ها را مجذوب خود نمایید.

کوتاهی  و  بلندی کلیپ‌ها نیز بسته به مدت زمان ارائه کنفرانس شماست، اما در ارائه‌ کنفرانس های دانشجویی با توجه به تجربیاتم و بررسی هایی که داشته ام، بیشتر از ۳ دقیقه بازخورد جالبی  نخواهد داشت و اصلاً  توصیه  نمی‌کنم.

کار تمام است؟!

به عقیده بسیاری از سخنران‌ها با یک شروع خوب، مقدار زیادی از مسیر را طی کرده‌اید و البته در این مورد درصدهایی هم ارائه می‌کنند.

من نمی‌خواهم حرف آنان را رد کنم و بگویم نه این‌طور نیست. البته که درست می‌گویند، اما من از دید دیگری می خواهم به این موضوع نگاه کنم.

فرض کنید شما با دوستانتان همراه هستید و سرکوچه وانتی را می‌بینید که اطرافش شلوغ است. به جلو می‌روید و جعبه‌ی میوه‌ای را انتخاب می‌کنید و می‌خواهید بخرید و روی آن را می‌بینید که پر است از میوه‌های تازه و وسوسه‌کننده اما زیر آن‌ها میوه‌های خرابی است که بوی آن‌ها شما را یک‌سال از خرید از هر دست‌فروش و وانتی که میوه بفروشد، متنفر می‌کند.

دقیقاً ادامه ارائه کنفرانس نیز همین است.

با یک لحن یکنواخت صحبت کردن و مونوتُن صحبت کردن فقط باعث می‌شود دانشجویان به زور چشم‌های خود را باز نگه دارد و حتی با محتوای عالی، اثرگذاری و میخکوب کردن استاد در ارائه کنفراس و جلب توجه دانشجویان به خودتان را نداشته باشید!

چگونه یک پایان خوب در ارائه کنفرانس داشته باشیم؟

گل طلایی پس چه می‌شود…؟ اما می‌رسیم به بخش حیاتی ارائه کنفرانس از نظر من، یعنی پایان و جمع‌بندی.

سعی کنید داستان یا فیلمی را که دوستش داشته‌اید، به یاد بیاورید. تنها چند نکته از آن را به یاد دارید که اغلب آن یا به شروع خوب و یا به پایان خیلی قوی آن برمی‌گردد که باعث شده در ذهنتان بماند.

بنابراین در ارائه کنفرانس با بخش حیاتی پایانی شما می‌توانید تأثیر به‌سزایی داشته باشید و با توجه به بررسی و تحلیل هایم، این دقیقاً جاییست که اغلب دانشجوها آن را دست‌کم می‌گیرند و توجه شما باعث می‌شود نقطه تمایز بزرگی با دانشجویان دیگر به وجود آورید.

اکثر سخنران‌های کشورمان نیز در بخش پایانی، مخاطبین خود را رها می‌کنند و با دانستن تأثیرات بالای آن، شما دیگر اشتباه آن‌ها را تکرار نخواهید کرد.

همچنین با توجه به  این که نباید انتظار داشته باشید حضار تمام مطالبی را که گفته‌اید به یاد بیاورند، پس باید یک جمع‌بندی خوب داشته باشید.

از این طریق به دانشجویان و علی الخصوص استاد ناظر به ارائه کنفرانس شما، به صورت ناخودآگاه و پنهانی می‌گویید که صحبت شما یکپارچه بوده است.

این جمع‌بندی تأثیر شگرفی خواهد داشت و آمادگی آن از قبل، اعتمادبه‌نفس شما را بالا می‌برد و مقصد شما را روشن‌تر می‌کند.

علاوه بر آن، ارائه‌ کنفرانس تان را در ذهن دانشجویان و استاد، ماندگار می‌کنید (در این مورد هسته سخنرانی بسیار کمکتان می‌کند تا به صورت کاربردی به اهمیت و چگونگی این موضوع پی ببرید.)

به عنوان مثال، در کارگاه‌هایی که با موضوع اسلایدسازی و مهارت‌های استفاده از پاورپوینت به عنوان سخنران و مدرّس حضور دارم، در پایان با یک نکته کلیدی به مخاطبین متذکر می‌شوم تا هر وقت پاورپوینت را با ورد اشتباه گرفتند، به یاد کارگاه من بیفتند.

تاکتیک‌های گل طلایی

همانند شروع می‌توانید تمامی آن روش‌ها را به کار بگیرید. اینجا من نمی‌خواهم سخنرانی حرفه‌ای را بگویم، بلکه هدف ما یک سخنرانی خوب است که درقالب ارائه کنفرانس انجام می‌شود.

پایان ارائه کنفرانس می‌تواند با روش‌هایی همانند روش‌های شروع باشد. به عنوان مثال، برای جمع‌بندی پایانی می‌توانید از نقل‌قول استفاده کنید.